Algemene voorwaarden | Verwerkersovereenkomst

ALGEMENE VOORWAARDEN

van toepassing op de opdrachten verstrekt aan Munster Financieel Advies BV te Saasveld, hierna te noemen opdrachtnemer.

A. ALGEMEEN

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan opdrachtnemer opdracht heeft gegeven tot het verrichten van werkzaamheden;
Opdrachtnemer: Munster Financieel & Advies B.V.;
Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe mondeling dan wel schriftelijk opdracht is verstrekt, of die door opdrachtnemer uit andere hoofde worden verricht;
Bescheiden: Alle door opdrachtgever aan opdrachtnemer ter beschikking gestelde goederen, waaronder stukken of gegevensdragers, alsmede alle in het kader van de opdracht door opdrachtnemer vervaardigde goederen, waaronder stukken of gegevensdragers;
Overeenkomst: elke mondelinge dan wel schriftelijke afspraak tussen opdrachtgever en opdrachtnemer tot het verrichten van werkzaamheden.

B. TOEPASSING

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op: alle aanbiedingen, offertes, opdrachten, werkzaamheden en overeenkomsten;
Afwijkingen van en/of aanvullingen op deze algemene voorwaarden zijn slecht geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen;
De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van opdrachtgever wordt door opdrachtnemer uitdrukkelijk van de hand gewezen.

C. DUUR EN OPZEGGING OVEREENKOMST

Elke overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd tenzij uit de aard, inhoud en strekking van de verleende opdracht blijkt dat deze voor een bepaalde tijd is aangegaan;
Opdrachtgever en opdrachtnemer kunnen de overeenkomst te allen tijde met onmiddellijke ingang zonder opgaaf van reden beëindigen. Indien opdrachtgever de opdracht beëindigd voordat de opdracht is voltooid is opdrachtgever gebonden het evenredige deel van de overeengekomen aanneemsom te voldoen. Opdrachtnemer hoeft in dit geval geen gegevens, bescheiden en/of stukken aan opdrachtgever of derden te verstrekken over werkzaamheden welke niet zijn afgerond;
Opzegging dient schriftelijk aan de andere partij te worden medegedeeld.

D. VERSTREKKEN GEGEVENS

Opdrachtgever is gehouden om alle gegevens en bescheiden, welke opdrachtnemer volgens zijn oordeel nodig heeft voor een correcte uitvoering van de opdracht, tijdig in de gewenste vorm en op de gewenste wijze aan te leveren (het niet aanleveren schort de opdracht op);
Opdrachtgever is gehouden opdrachtnemer onverwijld te informeren omtrent feiten en omstandigheden die in verband met de overeenkomst/opdracht van belang kunnen zijn;
Het is de opdrachtnemer toegestaan om, bij latere dan overeengekomen aanlevering van de gegevens door de opdrachtgever, een voorschot in rekening te brengen (ook indien facturering bij einde van de werkzaamheden is overeengekomen).
De extra kosten voor het onvolledig of niet tijdig aanleveren van de gewenste gegevens zijn voor rekening van opdrachtgever;
De verstrekte gegevens en bescheiden worden aan opdrachtgever geretourneerd (onder voorbehoud van retentierecht).

E. UITVOERING OVEREENKOMST

Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop en door welke perso(o)n(en) de overeenkomst wordt uitgevoerd. Opdrachtnemer zal zo mogelijk rekening houden met tijdig verstrekte en verantwoorde aanwijzingen van opdrachtgever omtrent de uitvoering van de overeenkomst;
Opdrachtnemer zal de werkzaamheden naar beste vermogen en als een zorgvuldig handelende opdrachtnemer uitvoeren. Opdrachtnemer kan evenwel niet instaan voor het bereiken van enig beoogd resultaat;
Opdrachtnemer heeft het recht werkzaamheden, zonder kennisgeving aan en uitdrukkelijke toestemming van opdrachtgever, te laten verrichten door een opdrachtnemer aan te wijzen persoon of derde, indien zulks naar het oordeel van opdrachtnemer wenselijk is;
Eventueel in de overeenkomst bepaalde termijnen waarbinnen de werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd, gelden slechts bij benadering en niet als fatale termijnen. Overschrijding van de termijnen levert dan ook geen toerekenbare tekortkoming van opdrachtnemer en mitsdien geen grond voor ontbinding van overeenkomst op dan wel recht op schadevergoeding op;
Het is de opdrachtnemer toegestaan om de lopende werkzaamheden op te schorten indien er bij opdrachtnemer facturen aan opdrachtgever openstaan (tevens voorschot facturen) welke niet zijn voldaan binnen de maximale betaaltermijn van 30 dagen na factuurdatum (opdrachtgever heeft hierbij geen recht op restitutie van de overeengekomen vaste prijs en/of van de reeds gemaakte uren voor de desbetreffende opdracht welke wordt opgeschort).

F. GEHEIMHOUDING

Opdrachtnemer is gehouden tot geheimhouding tegenover derden, die niet bij de uitvoering van de overeenkomst zijn betrokken. Deze geheimhouding betreft alle informatie van vertrouwelijke aard die hem door opdrachtgever ter beschikking is gesteld;
Uitgesloten van deze geheimhouding zijn wettelijke verplichtingen en/of regelgeving, waaronder, maar niet uitsluitend, meldingsplicht inzake witwassen, fraude, terrorisme enz.;
Behoudens de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van opdrachtnemer, is het opdrachtgever niet toegestaan de inhoud van adviezen, opinies of andere mondelinge en/of schriftelijke uitingen van opdrachtnemer openbaar te maken of anderszins aan derden ter beschikking te stellen.

G. OVERMACHT

Indien opdrachtnemer zijn verplichtingen uit de overeenkomst niet, niet tijdig of niet behoorlijk kan nakomen ten gevolge van een hem niet toerekenbare oorzaak, waaronder begrepen, maar daartoe niet beperkt, ziekte, storingen (in bijv. “computernetwerk”) en andere stagnatie in de normale gang van zaken binnen zijn onderneming, worden die verplichtingen opgeschort tot het moment dat opdrachtnemer alsnog in staat is deze op de overeengekomen wijze na te komen;
Opdrachtgever heeft geen recht op enige schadevergoeding.

H. HONORARIUM

Het staat de opdrachtnemer vrij om een voorschot te verlangen van de opdrachtgever, voordat deze aan de opdracht begint;
Het honorarium is niet afhankelijk van de uitkomst van de werkzaamheden;
Het honorarium van opdrachtnemer kan bestaan uit een vast bedrag per opdracht of op uurbasis. Bij een vast bedrag is het vaste bedrag uitsluitend voor de overeengekomen werkzaamheden en worden extra werkzaamheden op uurbasis in rekening gebracht;
Bij opdrachten/overeenkomsten met vaste prijsafspraken zijn uitsluitend de volgende werkzaamheden in de vaste prijsafspraak opgenomen: Het verzorgen van de (loon- en/of financiële) administratie, het jaarwerk en de fiscale aangiften (loon-, omzet- (btw), inkomsten-, vennootschap- en/of dividendbelasting), alsmede te voeren besprekingen en advisering welke rechtstreeks verband houden met voormelde werkzaamheden. De overige (uitgebreide) advieswerkzaamheden vallen buiten de vaste prijsafspraken;
De tarieven worden jaarlijks per 1 januari prijs/inflatie gecorrigeerd op basis van een door opdrachtnemer gehanteerde CBS-index op basis van de op 1 januari bekende index gegevens (doch niet lager dan nihil);
Het honorarium van opdrachtnemer, zo nodig vermeerderd met verschotten en declaraties van ingeschakelde derden, wordt inclusief eventueel verschuldigde omzetbelasting, per maand, per kwartaal, per jaar of voor/tijdens/na de opdracht in rekening gebracht.

I. BETALING

Betaling van het factuurbedrag door opdrachtgever dient te geschieden binnen de overeengekomen termijnen, doch in geen geval later dan 30 dagen na factuurdatum;
Opdrachtgever heeft geen recht op korting en/of schuldvergelijking;
Indien opdrachtgever niet binnen de termijn van 30 dagen heeft betaald, is hij van rechtswege in verzuim en heeft opdrachtnemer, zonder dat een nadere sommatie of ingebrekestelling is vereist, het recht vanaf de vervaldatum de wettelijke rente in rekening te brengen;
Opdrachtnemer kan na het zenden van ten minste twee herinneringen (per mail en/of per post) aanmaningskosten in rekening brengen, met een minimum van € 25,-;
Alle kosten ontstaan ten gevolge van gerechtelijke of buitengerechtelijke incassering van de vordering, zijn voor rekening van de opdrachtgever, ook voor zover deze kosten de rechterlijke proceskosten overtreffen. De buitengerechtelijke proceskosten zijn vastgesteld op tenminste 15% van het te vorderen bedrag, met een minimum van € 250,-;
Opdrachtnemer kan bij het uitblijven van betaling binnen 30 dagen na factuurdatum gebruik maken van het retentierecht.

J. RECLAME

Reclames met betrekking tot de verrichte werkzaamheden en/of het factuurbedrag dienen schriftelijk binnen 30 dagen na verzenddatum van de stukken of informatie waarover de opdrachtgever reclameert, dan wel binnen 30 dagen na de ontdekking van het gebrek, indien opdrachtgever aantoont dat hij het gebrek redelijkerwijs niet eerder kon ontdekken, aan opdrachtnemer te worden kenbaar gemaakt;
Reclames schorten de betalingsverplichting van opdrachtgever niet op;
In geval van een terecht uitgebrachte reclame heeft opdrachtnemer de keuze tussen aanpassing van het in rekening gebrachte honorarium, het kosteloos verbeteren of opnieuw verrichten van de werkzaamheden of het geheel of gedeeltelijk niet (meer) uitvoeren van de opdracht tegen een restitutie van door opdrachtgever reeds betaalde honorarium;
Indien een reclame niet tijdig wordt ingesteld, vervallen alle rechten van opdrachtgever in verband met een reclame.

K. AANSPRAKELIJKHEID EN VRIJWARING

Opdrachtnemer is jegens opdrachtgever uitsluitend aansprakelijk voor schade die het rechtstreeks gevolg is van een (samenhangende serie van) toerekenbare tekortkoming(en) in de uitvoering van de overeenkomst;
De aansprakelijkheid van opdrachtnemer wordt door opdrachtgever met het verlenen van een mondelinge of schriftelijke opdracht uitdrukkelijk beperkt tot het bedrag van het honorarium exclusief btw van toepassing op de desbetreffende opdracht (gemaximaliseerd tot één maal het jaarbedrag bij een doorlopende opdracht);
Een reeks samenhangende gebeurtenissen gelden als één gebeurtenis. Bij losse gebeurtenissen is de aansprakelijkheid gemaximaliseerd tot één maal het jaarbedrag van het honorarium behorende bij de desbetreffende opdrachten;
Het maximum wordt bepaald door het honorarium dat in de twaalf maanden voorafgaand aan de opdracht voor de desbetreffende werkzaamheden in rekening zijn gebracht;
Opdrachtgever vrijwaart opdrachtnemer tegen alle mogelijke aanspraken / claims / boetes / vorderingen enz. van derden (waarbij onder derden ook vallen, maar niet uitsluitend: aandeelhouders, bestuurders, commissarissen, partners, personeel, gelieerde rechtspersonen, banken, belastingdienst, andere ondernemingen enz.);
Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor:

bij opdrachtgever of derden ontstane schade die het gevolg is van de verstrekking van onjuiste of onvolledige gegevens of informatie door opdrachtgever aan opdrachtnemer, of anderszins het gevolg is van een handelen of nalaten van opdrachtgever;
bij opdrachtgever of derden ontstane schade die het gevolg is van een handelen of nalaten van door opdrachtnemer ingeschakelde hulppersonen, ook indien deze werkzaam zijn bij een met opdrachtnemer verbonden organisatie;
bij opdrachtgever of derden ontstane bedrijfs-, indirecte of gevolgschade, waaronder begrepen maar niet beperkt tot stagnatie in de geregelde gang van zaken in de onderneming van de opdrachtgever;

Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging, verdwijning of teniet gaan van stukken en/of bescheiden van opdrachtgever en/of opdrachtnemer. Zowel ten kantore van de opdrachtnemer als tijdens vervoer of tijdens zending per post, ongeacht of het vervoer of verzending geschiedt door of namens de opdrachtgever.

L. ELEKTRONISCHE COMMUNICATIE

Tijdens de uitvoering van de opdracht kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer door middel van elektronische middelen met elkaar communiceren;
Opdrachtgever en opdrachtnemer zijn jegens elkaar niet aansprakelijk voor schade die eventueel voortvloeit bij één of ieder van hen ten gevolge van (waaronder, maar niet beperkt tot):

schade als gevolg van niet aflevering, vertraging van de aflevering of foutieve aflevering;
het overbrengen van virussen of andere storingen;

M. HUIDIGE EN TOEKOMSTIGE OPDRACHTEN

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle door opdrachtgever verstrekte (mondelinge en / of schriftelijke) opdrachten aan opdrachtnemer;
Deze algemene voorwaarden zijn tevens van toepassing op alle toekomstige (mondelinge en / of schriftelijke) opdrachten welke worden verstrekt door opdrachtgever.

N. DOCHTERMAATSCHAPPIJEN EN PRIVÉ

Deze algemene voorwaarden zijn tevens van toepassing op alle opdrachten verstrekt door en / of opdrachten voor huidige of toekomstige dochtermaatschappijen en / of gelieerde ondernemingen van de opdrachtgever;
Deze algemene voorwaarden zijn tevens van toepassing op alle opdrachten verstrekt vanuit en / of voor privé (waaronder, maar niet uitsluitend de aangifte inkomstenbelasting, advisering enz.).

O. TOEPASSELIJK RECHT EN FORUM KEUZE

Op alle overeenkomsten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is naast deze algemene voorwaarden het Nederlands recht van toepassing;
Alle geschillen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin opdrachtnemer zijn woonplaats heeft; In afwijking tot punt O.2 kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer gezamenlijk kiezen voor een andere wijze van geschillenbeslechting.

Alles in de ruimste zin des woord en onder voorbehoud van alle rechten.

VERWERKERSOVEREENKOMST

van toepassing op de opdrachten aan: MUNSTER FINANCIEEL ADVIES B.V. gevestigd te Saasveld, hierna te noemen opdrachtnemer/verwerker, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en fabrieken te Enschede onder nr. 063119951
ARTIKEL 1 DEFINITIES

In deze verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:

Algemene voorwaarden: de Algemene voorwaarden van Verwerker, die onverkort van toepassing zijn op iedere afspraak tussen Verwerker en Verantwoordelijke en van welke Algemene voorwaarden deze verwerkersovereenkomst onlosmakelijk deel uitmaakt.
Verwerker: MUNSTER FINANCIEEL ADVIES B.V. en/of een aan hen gelieerde vennootschap die de Overeenkomst sluit en deze verwerkersovereenkomst hanteert. Alle Overeenkomsten komen, met uitsluiting van de artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek, tot stand met Opdrachtnemer en worden uitsluitend door Opdrachtnemer uitgevoerd. Dit geldt ook indien het de uitdrukkelijke dan wel stilzwijgende bedoeling is van Opdrachtgever dat de Werkzaamheden door een bepaald persoon of bepaalde personen zullen worden uitgevoerd, eveneens Opdrachtnemer.
Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Annex 1.
Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Opdrachtnemer opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden, eveneens Verantwoordelijke.
Opdrachtnemer: MUNSTER FINANCIEEL ADVIES B.V. en/of een aan hen gelieerde vennootschap die de Overeenkomst sluit en deze verwerkersovereenkomst hanteert. Alle Overeenkomsten komen, met uitsluiting van de artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek, tot stand met Opdrachtnemer en worden uitsluitend door Opdrachtnemer uitgevoerd. Dit geldt ook indien het de uitdrukkelijke dan wel stilzwijgende bedoeling is van Opdrachtgever dat de Werkzaamheden door een bepaald persoon of bepaalde personen zullen worden uitgevoerd, eveneens Verwerker.
Verantwoordelijke: de Opdrachtgever die als natuurlijk persoon of rechtspersoon aan de Opdrachtnemer, eveneens Verwerker, opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden.
Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Opdrachtnemer uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging.
Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer tot het verrichten van Werkzaamheden door Opdrachtnemer ten behoeve van de Opdrachtgever, conform het bepaalde in de opdrachtbevestiging.
Subverwerker: een derde partij waaraan Verwerker (een deel van) zijn werkzaamheden inclusief daaraan verbonden verplichtingen uitbesteedt.

ARTIKEL 2 TOEPASSELIJKHEID VERWERKERSOVEREENKOMST

Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle Gegevens die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever door Opdrachtnemer worden verzameld voor Opdrachtgever, alsmede op alle uit de Overeenkomst voor Opdrachtnemer voortvloeiende Werkzaamheden en de in dat kader te verzamelen Gegevens.
Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de Gegevens zoals omschreven in Annex 1.
Bij de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt Verwerker bepaalde persoonsgegevens voor Verantwoordelijke.
Dit is een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging. Deze verwerkersovereenkomst is ten opzichte van Verantwoordelijke bindend voor Verwerker.
Op alle rechtsverhoudingen tussen Opdrachtnemer en Opdrachtgever, waaronder aanbiedingen alle offertes, opdrachten, rechtsbetrekkingen en overeenkomsten, hoe ook genaamd, waarbij Opdrachtnemer zich verbindt/zal verbinden om Werkzaamheden te verrichten voor Opdrachtgever, alsmede op alle daaruit voor Opdrachtnemer voortvloeiende werkzaamheden, zijn de Algemene voorwaarden van toepassing, naar welke vanuit deze Verwerkersovereenkomst wordt verwezen en integraal onderdeel uitmaken van de Opdrachtbevestiging.

ARTIKEL 3 REIKWIJDTE VERWERKERSOVEREENKOMST

Met het geven van de opdracht tot het verrichten van Werkzaamheden heeft Verantwoordelijke aan Verwerker de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken namens de Verantwoordelijke op de wijze zoals omschreven in Annex 1 en in overeenstemming met de bepalingen van deze verwerkersovereenkomst.
Verwerker verwerkt de Gegevens uitsluitend in overeenstemming met deze verwerkersovereenkomst. Verwerker bevestigt de Gegevens niet voor andere doeleinden te verwerken.
De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij Verwerker te rusten.
De Verantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan Verwerker geven vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.
Verwerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte.

ARTIKEL 4 VERPLICHTING VERANTWOORDELIJKE

Verantwoordelijke treft de nodige maatregelen opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn en als zodanig ook aan Verwerker worden verstrekt.

ARTIKEL GEHEIMHOUDING

Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken de Gegevens slechts in opdracht van Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

ARTIKEL 6 GEEN VERDERE VERSTREKKING

Verwerker zal de gegevens niet delen met of verstrekken aan derden, tenzij Verwerker daartoe voorafgaande, schriftelijke toestemming of opdracht heeft verkregen van Verantwoordelijke of op grond van dwingendrechtelijke regelgeving daartoe verplicht is. Indien Verwerker op grond van dwingendrechtelijke regelgeving verplicht is om de Gegevens te delen met of te verstrekken aan derden, dan zal Verwerker de Verantwoordelijke hierover schriftelijk informeren, tenzij dit niet is toegestaan onder de genoemde regelgeving.

ARTIKEL 7 BEVEILIGINGSMAATREGELEN

Rekening houdend met de stand van de techniek, de kosten van uitvoering, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de waarschijnlijkheid en ernst van uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen, treft Verwerker passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. De beveiligingsmaatregelen die zijn genomen zijn in Annex 2 bepaald.
Verwerker zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

ARTIKEL 8 TOEZICHT OP NALEVING

Verwerker stelt Verantwoordelijke in staat om eenmaal per kalenderjaar, onder aanzegging van een redelijke termijn en voor eigen rekening, een door Verantwoordelijke en Verwerker gezamenlijk aan te wijzen onafhankelijke derde een inspectie te laten uitvoeren om te verifiëren of Verwerker de verplichtingen onder de AVG en deze verwerkersovereenkomst nakomt. Verwerker heeft het recht om haar kosten die gepaard gaan met de inspectie in rekening te brengen bij de Verantwoordelijke.
Verwerker zal in het kader van lid 1. aan Verantwoordelijke, danwel een daartoe door Verantwoordelijke ingeschakelde derde, in ieder geval:

alle relevante inlichtingen en documenten verstrekken;
toegang verlenen tot alle gebouwen, informatiesystemen en Gegevens.

Verwerker verstrekt op verzoek van Verantwoordelijke eenmaal per jaar een rapportage aan Verantwoordelijke waarin Verwerker informeert over de stand van de beveiligingsmaatregelen zoals omschreven in artikel 7.
Verantwoordelijke en Verwerker zullen naar aanleiding van hiervoor benoemde rapportage met elkaar in overleg treden om eventuele risico’s en tekortkomingen te adresseren. Verwerker zal op kosten van Verantwoordelijke nadere beveiligingsmaatregelen treffen om geconstateerde risico’s en tekortkomingen op een voor Verantwoordelijke acceptabel niveau te brengen respectievelijk op te heffen, tenzij partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen.

ARTIKEL 9 DATALEK

Zo spoedig mogelijk nadat Verwerker kennis neemt van een incident of datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, stelt Verwerker Verantwoordelijke hiervan op de hoogte via de bij Verwerker bekende contactgegevens van Verantwoordelijke en zal Verwerker informatie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de Gegevens en de maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen.
Verwerker zal Verantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of autoriteiten.

ARTIKEL 10 SUBVERWERKERS

Indien Verwerker op grond van de Overeenkomst zijn verplichtingen mag uitbesteden aan derden, legt Verwerker aan de betreffende derde deze verwerkersovereenkomst op, danwel sluit Verwerker met deze Subverwerker een (sub)Verwerkersovereenkomst betreffende de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de Subverwerker.
Indien Verwerker geen voorafgaande toestemming heeft om zijn verplichtingen uit te besteden aan derden, dan vraagt Verwerker voorafgaande toestemming voor het inschakelen van de Subverwerker.

ARTIKEL 11 AANSPRAKELIJKHEID

Verwerker is slechts aansprakelijk, een en ander overeenkomstig hetgeen in artikel 82. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is bepaald en met verwijzing naar artikel 12. Algemene Voorwaarden, voor schade of nadeel die aan hem kan worden toegerekend in het kader van zijn werkzaamheden volgens deze verwerkersovereenkomst en/of niet-nakoming van verplichtingen door Verwerker onder deze verwerkersovereenkomst. De totale aansprakelijkheid van de verwerker is beperkt tot vergoeding van de directe schade, en dit tot maximaal het bedrag van de door het gebruik van de dienst of het product betaalde vergoeding in de 12 maanden voorafgaand aan de schade.
Verantwoordelijke staat er voor in dat de verwerking van Persoonsgegevens op basis van deze Verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op de rechten van Betrokkene(n).
Verwerker is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van het door Verantwoordelijke niet naleven van de AVG of andere wet- of regelgeving. Verantwoordelijke vrijwaart Verwerker ook voor aanspraken van derden op grond van zulke schade. De vrijwaring geldt niet alleen voor de schade die derden hebben geleden (materieel maar ook immaterieel), maar ook voor de kosten die Verwerker in verband daarmee moeten maken, bijvoorbeeld in een eventuele juridische procedure, en de kosten van eventuele boetes die aan Verwerker wordt opgelegd ten gevolge van het handelen van Verantwoordelijke.
De in de onderliggende opdracht en daarbij behorende algemene voorwaarden overeengekomen beperking van de aansprakelijkheid van Verwerker is van kracht op de verplichtingen zoals opgenomen in deze Overeenkomst, met dien verstande dat een of meerdere schadevorderingen uit hoofde van deze Overeenkomst en /of de Onderliggende opdracht nimmer tot overschrijding van de beperking kan leiden.
Tenzij nakoming door Verwerker blijvend onmogelijk is, ontstaat de aansprakelijkheid van Verwerker wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst slechts indien Verantwoordelijke Verwerker onverwijld schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn voor de zuivering van de tekortkoming wordt gesteld en Verwerker ook na die termijn toerekenbaar blijft tekort schieten in de nakoming van haar verplichtingen.

ARTIKEL 12 MEDEWERKINGSPLICHT

Verwerker zal Verantwoordelijke op verzoek medewerking verlenen in geval van een klacht, vraag of verzoek van een betrokkene, dan wel onderzoeken of inspecties door de Autoriteit Persoonsgegevens.
Als Verwerker rechtstreeks van een betrokkene een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van zijn of haar Gegevens ontvangt, informeert Verwerker Verantwoordelijke binnen twee werkdagen over de ontvangst van het verzoek. Verwerker voert, voor zover deze niet strijdig zijn met wet- en regelgeving, zo snel mogelijk alle instructies uit die Verantwoordelijke schriftelijk aan Verwerker geeft als gevolg van zodanig verzoek van betrokkene. Verwerker treft de noodzakelijke passende technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om te voldoen aan dergelijke instructies van Verantwoordelijke.

ARTIKEL 13 DUUR EN BEËINDIGING

Deze verwerkersovereenkomst is geldig zolang Verwerker de opdracht heeft van Verantwoordelijke om Gegevens te verwerken op grond van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker. Zolang door Verwerker Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van Verantwoordelijke is deze verwerkersovereenkomst op deze relatie van toepassing.
Indien Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst op grond van een wettelijke bewaarplicht bepaalde Gegevens moet bewaren, dan zal Verwerker zorgdragen voor de vernietiging van deze Gegevens binnen 4 weken na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht.
Bij beëindiging van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker kan Verantwoordelijke binnen twee maanden na beëindiging van de overeenkomst aan Verwerker verzoeken om alle gegevensdragers waarop of waarin zich Gegevens bevinden, te retourneren aan Verantwoordelijke, voor rekening van Verantwoordelijke. In geval van retournering zal Verwerker de Gegevens verstrekken in de vorm zoals bij Verwerker aanwezig. Voor zover de Gegevens zich in een computersysteem bevinden of in een andere vorm waardoor de Gegevens redelijkerwijs niet kunnen worden verstrekt aan Verantwoordelijke, zal Verwerker aan Verantwoordelijke een toegankelijke, leesbare kopie van de Gegevens verstrekken. Na het verstrijken van deze termijn zal Verwerker tot definitieve vernietiging van de Gegevens overgaan, tenzij Verwerker op grond van een wettelijke plicht gehouden is Gegevens op te slaan.
Onverlet hetgeen voor het overige in dit artikel 12 is bepaald, zal Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst geen Gegevens houden noch gebruiken.

ARTIKEL 14 NIETIGHEID

Indien één of meerdere bepalingen uit deze verwerkersovereenkomst nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Indien enige bepaling van deze verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van een nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benaderd.

ARTIKEL 15 TOEPASSELIJK RECHT EN FORUMKEUZE

Op alle Overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarop deze algemene voorwaarden van toepassing zijn, is Nederlands recht van toepassing.
Alle geschillen die verband houden met Overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer waarop deze voorwaarden van toepassing zijn, worden beslecht door de bevoegde rechter in het arrondissement waarin Opdrachtnemer zijn woonplaats heeft.
In afwijking van het bepaalde in lid 2 kunnen Opdrachtgever en Opdrachtnemer kiezen voor een andere wijze van geschillenbeslechting.

Mei 2018

ANNEX 1 – GEGEVENS EN DOELEINDEN

De Verantwoordelijke laat de Verwerker de volgende Gegevens door Verwerker verwerken in het kader van de opdracht, waaronder (maar niet uitsluitend) kunnen vallen salarisadministratie, financiële/fiscale verslaglegging alsmede projecten in het kader van audit & assurance en advies:

Naam (initialen, voor- en achternaam, titulatuur)
Telefoonnummers
E-mailadres
Geboortedatum en -plaats
Adres, Woonplaats
Gegevens ID-bewijs (in verband met de Wwft)
Financiële gegevens, zowel zakelijk als privé
BSN van (personeelsleden van) Verantwoordelijke

In kader van personeelsadministratie (Personeelsdossiers)

Arbeidsovereenkomsten en andere aanstellingsdocumenten
Deelname aan (werkgevers-)regelingen, zoals pensioen, verzekeringen etc.
Salarisinformatie en salarishistorie
Functienaam en functieprofielen
Re-integratiedossier / Correspondentie UWV
Verslaglegging omtrent functioneren / beoordeling
Diploma’s, deelnamecertificaten, studieregeling
Uren- en verlofregistratie
Persoonlijkheidstesten of assessments

De werkzaamheden waarvoor bovengenoemde Gegevens mogen worden verwerkt, uitsluitend indien noodzakelijk, zijn in ieder geval:

de werkzaamheden, te beschouwen als de primaire dienstverlening, in het kader waarvan Verantwoordelijke een opdracht heeft verstrekt aan Verwerker;
het onderhoud, waaronder updates en releases van het door Verwerker dan wel Subverwerker aan Verantwoordelijke ter beschikking gestelde systeem;
het gegevens- en technische beheer, ook door een Subverwerker;
de hosting, ook door een Subverwerker.

ANNEX 2 – BEVEILIGINGSMAATREGELEN

De Verwerker heeft in ieder geval de volgende beveiligingsmaatregelen getroffen:

Backup- en herstelprocedures
Beveiliging van netwerkverbindingen
Bevoegdheden zijn toegewezen aan de personen die belast zijn met de uitvoering van de verwerking
Encryptie van persoonsgegevens tijdens elektronische overdracht naar externe partijen
Geïmplementeerd beveiligingsbeleid
Geïmplementeerde gedragscode
Geheimhoudingsverklaringen in arbeidscontracten en arbeidsvoorwaardenreglement
Indringeralarm
Logische toegangscontrole door middel van wachtwoorden en/of persoonlijke toegangscodes
Controle van toegang tot de persoonsgegevens
Subverwerkersovereenkomsten met derden
Veilige wijze voor het opslaan van gegevensbestanden